Die DSGVO ist seit 2018 da. Zeit, dass sie sich auch so anfühlt.
Ihre TOMs sind Sicherheitsmaßnahmen. Warum sollten Sie sie zweimal dokumentieren?
In vielen Unternehmen lebt der Datenschutz noch im Zustand von damals: ein Ordner, ein Verzeichnis in Word und ein Kollege, der das „mitmacht“. Dabei ist Datenschutz zur Hälfte Informationssicherheit. In VANTARIS wächst beides zusammen und Ihre technischen Maßnahmen zählen endlich doppelt.
VVT, TOMs und Betroffenenrechte in einer Plattform · Externer DSB auf Wunsch
Datenschutz als Betrieb, nicht als Projekt
VVT ohne Word-Archäologie
Verarbeitungstätigkeiten strukturiert erfassen, mit Systemen und Dienstleistern verknüpft. Ändert sich ein System, sehen Sie sofort, welche Verarbeitungen betroffen sind.
Betroffenenrechte mit Frist im Blick
Auskunft, Löschung, Widerspruch: Anfragen laufen als Aufgaben mit Frist und Verantwortlichem. Die Ein-Monats-Frist überrascht dann niemanden mehr am letzten Tag.
Rechenschaft auf Knopfdruck
Die DSGVO verlangt, dass Sie Ihre Konformität nachweisen können. Mit gepflegten Daten ist der Nachweis ein Bericht, kein Wochenendprojekt.
Woraus Datenschutz im Betrieb wirklich besteht
Die DSGVO ist kein einzelnes Dokument, sondern ein Satz laufender Pflichten.
Die wichtigsten im Überblick, jeweils mit dem Ort, an dem sie in VANTARIS leben.
Rechtsgrundlagen dokumentieren
Jede Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage, von der Vertragserfüllung bis zur Einwilligung. Im VVT wird sie pro Verarbeitung festgehalten statt im Kopf des Kollegen.
Informationspflichten erfüllen
Datenschutzerklärungen für Website, Kunden und Beschäftigte, aktuell gehalten. Klingt einfach, veraltet aber mit jedem neuen Tool im Unternehmen.
Auftragsverarbeitung regeln
Für jeden Dienstleister mit Datenzugriff braucht es einen AV-Vertrag. Das Dienstleisterverzeichnis in VANTARIS kennt Vertragsstatus und Prüfdatum, nicht nur den Firmennamen.
Internationale Transfers prüfen
Datenübermittlungen außerhalb der EU brauchen eine Grundlage, etwa Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln. Bei US-Cloud-Diensten ein Dauerthema.
Datenpannen melden
Meldepflichtige Verletzungen gehen binnen 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde. Ein vorbereiteter Prozess entscheidet, ob das Routine oder Krisensitzung wird.
Folgenabschätzung bei hohem Risiko
Bei voraussichtlich hohem Risiko für Betroffene ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung Pflicht, etwa bei umfangreichem Monitoring oder neuen Technologien wie KI.
DSGVO in Kürze
Brauchen wir einen Datenschutzbeauftragten?
Das hängt unter anderem von der Zahl der mit Datenverarbeitung befassten Personen und der Art der Verarbeitung ab. Ob eine Benennungspflicht besteht, klären Sie am besten mit rechtlicher Beratung. Falls ja oder falls Sie freiwillig einen wollen: Wir stellen den externen DSB gern.
Wir haben schon ein VVT in Excel. Reicht das nicht?
Formal kann es reichen, praktisch veraltet es schneller, als es gepflegt wird. Der Import in VANTARIS lohnt sich vor allem wegen der Verknüpfung: Systeme, Dienstleister und TOMs hängen zusammen und bleiben es auch.
Was bringt die Verbindung von Datenschutz und Informationssicherheit konkret?
Ihre technischen Maßnahmen wie Verschlüsselung oder Zugriffskontrolle sind gleichzeitig TOMs nach DSGVO und Controls nach ISO 27001. In VANTARIS pflegen Sie sie einmal und beide Welten sind versorgt. Ihr DSB und Ihr ISB streiten sich dann höchstens noch um den Kaffee.
Eine Datenpanne ist passiert. Was jetzt?
Ruhe bewahren, dokumentieren, bewerten: Nicht jede Panne ist meldepflichtig, aber jede gehört ins interne Verzeichnis. Bei Risiko für Betroffene läuft die 72-Stunden-Frist zur Meldung an die Aufsichtsbehörde. Mit einem vorbereiteten Prozess in VANTARIS arbeiten Sie eine Checkliste ab statt zu improvisieren.
Wie viele AV-Verträge brauchen wir wirklich?
Mehr, als die meisten denken: Cloud-Speicher, Newsletter-Tool, Lohnabrechnung, IT-Dienstleister, oft auch das Ticketsystem. Faustregel: Wer personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, braucht einen Vertrag. Das Dienstleisterverzeichnis deckt die Lücken systematisch auf.
Vertiefende Ratgeber
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